【IT168 专稿】Google Docs是Goolge免费推出的一款基于网页的字处理、电子制表、演示文稿的应用工具。它允许用户在线创建和编辑文档，并且支持网上共享和协同编辑。Google Docs包括了Writely和Spreadsheets两项功能部件，其中Writely于2006年10月10日并入Google Docs。第三项用于文档演示的组件采用了Tonic Systems的技术，正式发布于2007年9月17日。
前世今生：从Writely到Google Docs
Google Docs起源于两个不同的产品的组合：Writely和Google Spreadsheets。Writely本不属于Google，是由一家软件公司Upstartle于2005年8月发布的独立基于网页设计的字处理工具。Spreadsheets属于Google原生产品，由Google以Google Labs Spreadsheets的名义于2006年6月6日发布，但它采用了2Web Technologies产品XL2Web的一些技术。Writely的特色在于多用户协同编辑功能以及访问控制；同时考虑到用户的使用感受，Writely在菜单项、快捷键和对话框等的设计上都采用了类似桌面字处理软件如Microsoft Word或OpenOffice.org Writer的设计。
在2006年3月9日，Google宣布并购Upstartle，并购之时Upstartle仅有4位雇员。随后Writely暂时关闭了注册服务，直至搬迁到了Google服务器所有服务才又重新恢复。2006年8月，Writely向在服务申请的预定名单的用户发出了帐号使用邀请，并于8月23日对公众开放。经过一段时间的过渡，Writely于2006年9月16日正式并入了Google Accounts.
Writely原本是运行在Microsoft Windows系统之下，基于的是Microsoft ASP.NET技术。但在2006年7月之后，Writely服务器似乎迁移到了Linux环境下。与此同时，Google使用2Web技术升级了Google Spreadsheets，并在2006年6月6日推出全新的Google Labs Spreadsheets，最终成为Google Docs中第一个组成部分。起先该项服务仅对少数人开放，经测试一段时间后，Google将版本号升级为Beta，并对所有Google Account用户开放。
2007年1月，Google Docs对Google Apps用户开放。同年6月，Google对首页进行了改版，取消了标签项，取而代之的是文件夹，并且增加了滑动块。同年9月17日，Google首次发布了演示文稿工具，成为Google Docs的一部分。
独具特色：多人共享与移动登陆
Google Docs的特色在于它是通过网页界面创建文档、电子表格和演示文稿，并且可以多种格式保存在用户电脑中。通常情况下，数据内容被保存于Google的服务器上。
对于文档数据的安全方面，打开的文档可自动保存以防止数据丢失，对文档所作的修改也会自动被保存。为了组织需要，文档还可被标识与存档。多用户协同作业也是Google Docs的特色之一，同一文档可同时被多个用户打开、编辑与共享。比如说一个电子表格，某个用户对特定区域的修改可马上被其他用户所知。
该工具支持ISO标准的OpenDocument格式，还包括诸如 .doc和 .xls的格式，同时用户也可上传和共享PDF格式的文档。
Google Docs还可通过手机浏览器来访问其中的文档，阅读并修改电子表格，但目前还无法访问演示文档以及PDF的文件。iPhone版本的Google Docs因为有专为该机设计的界面程序，所以实现了编辑电子表格和访问演示文档的功能。
使用的限制：文件大小与功能
目前Google Docs在用户文件存储量和传输线程上有所限制：在同一时间段上，文件的上载数量和下载数量只能为一；文档文件大小不能超过500k，每个插入的图片大小不可超过2MB。电子表格则限定在256列以内，总格数不超过200,000，创建的表格不超过99个。
就个人用户而言，Google Docs容许拥有的最大文档和演示文稿数量都是5,000，图片也为5000张，电子表格1000个 和100个PDF文件；能同时打开11个电子表格；演示文稿所能插入的图片总大小被限定在10M以下。
Google Docs支持访问的浏览器种类众多，几乎涵盖了所有主流的浏览器，包括Mozilla Firefox 2.0.0.11及其最新版本，Microsoft Internet Explorer 7和8，Safari 3以及4 beta, Google Chrome 1.0.154.48和Opera。
在特定功能上，Google Docs也有一些限制。比如，使用IMPORTRANGE()命令能够将数据从一个表格拖拽到另一个，从而实现数据在不同表格间的移动，但这个功能在一个表格中最多只能使用50次。
安全漏洞：无法忽视的隐患
Google Docs自诞生之日起，关于文档的安全性一直备受质疑。由于互联网的开放性，个人的Google Docs文档安全性一直受到挑战。接二连三爆出来的安全漏洞更加深了人们的忧虑。
2009年3月10日，Google报告了Google Docs中的一个安全漏洞。该漏洞有可能导致私人文档被无授权用户访问。据称大概0.05%使用此服务保存的文档受此漏洞的影响，但Google宣称已经补上了该安全隐患。
最近，又有安全专家发现Google Docs存在以下三个安全漏洞：
(1) 当用户在一个受保护的文档中嵌入了图片，并将这个文档上载到了Google的服务器上，那么即使没有权利打开这个文件的人也能够看到并下载这些图片，甚至用户把文档删除了也不管用；
(2) 如果用户向某人共享了一个带有图表的文档，这个人便可以查看该文档中曾经嵌入过的任何版本的图表。这就意味着如果用户曾经嵌入了一个包含敏感信息的图表，过后为了不让别人看到，虽然在共享之前又将其删除了，但用户共享的那个人仍然可以看到先前被删除的那个图表，他只需要将URL稍作修改即可；
(3) 这个问题是一个严重的Bug，如果用户取消了某人对用户文档的查看权，他仍然可以在某些情况下获得这些文档，而且不被用户察觉到。
对于这几个安全漏洞Google目前的回应是"我们非常重视用户信息的安全性，我们正在对这位专家提出的问题进行研究……我们不认为Google Docs存在重大安全问题。"
Goolge Docs使用演示（1）
1. 登陆Google Docs
有多种方法可以登陆Google Docs。首先，Gmail相信大家用的比较多，可以在Gmail主页左上角点击"文档"既可；或是直接输入网址：docs.google.com进入Google Docs。
2．创建文档
创建一个文档也非常简单。如下图，点击"New"→"Document"即建立一个新的文档。或是点击"Upload"命令上载已建立完成的文档。
文档创建完成后会看见如下图片，在"File"菜单下有众多命令，比如你可以选择"Rename…"重命名文档。
3．编辑文档
Google Docs的编辑界面与Word相似，除了少了许多功能。用户可以进行简单的文字、图片、图表的编辑和排版。对一般用户来说，Google Docs已经能满足需要了。这里说一下文字链接功能的使用，用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字。但有的时候，我们需要自己指定链接文字。比如下图，选择"Google Docs"用，用"Link"命令指定为链接文字，在弹出的窗口中输入要链接的网址"http://docs.google.com"即可。除了链接URL，还可以链接文档、书签以及E-mail地址。
Goolge Docs使用演示（2）
4．协同编辑
Google Docs有很容易使用的文档权限管理，因此，Google Docs非常适合用于网上协同编辑文档。想要共享协同编辑某文档，可以点击"Share"→"Share with others"，出现下图的界面。在图中空白文本框中输入想要邀请共享文档的用户电子邮件名，同时指定受邀用户的权限。"as collaborators"意味着您所邀请的协作者对此文档具有可读写权限，即协作者也可以修改此文档，但他无法删除此文档；"as viewers"则表示读者对该文档仅有只读权。最终点击"Invite Collaborators"即可实现共享。
但同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到Google Docs提示同时在线编辑协作者的名单，见下图：
5. 修改历史记录
Google Docs记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档的时候，可以点击左上方的"Revisions"标签进入修改历史记录的页面。见下图：
在修改历史记录的页面上，用户可以看到各个协作者所做的修改。Google Docs对修改的地方用不同颜色高亮显示。见下图：
并且，Google Docs也列出了对文档做过修改的各个协作者。如下图：
在这个页面下，用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态，比较各条修改历史记录及列出所有修改历史记录。
6. 保存文档
用户在编辑文档时，点击页面右上方的"Save"或"Save & Close"按钮就可以保存文档了。如果用户想放弃所做的修改，可以点击"Discard changes"按钮。见下图：
7. 发布文档
用户可以把写好文档发布到网上。发布与协作都能让其它人看到文档。协作可以设定权
限，也就是限定什么人可以做什么事。而发布文档就没有这些设定了。文档一旦发布，任何知道已发布网址的人都可以看到文档，当然，是只能看，不能修改。在Google Docs上发布文档也很简单。用户在编辑文档的页面右上方点击"Publish"标签，就可以进入发布页面。见下图：
在发布页面里，点击"Publish document"的按钮就可以直接发布文档；点击"Post to Blog"按钮就可以把文档发布到自己的博客上。Google Docs的发布到博客功能支持市面上很多博客系统，如WordPress，Typo，PLog等等。用户把文档发布后Google Docs会给出文档链接。见下图：
发布后，其它人就可以通过这个链接看到文档。如果发布后用户对文档做了修改，用户必须把文档重新发布，其它人才能看到文档的改动。另外，用户也可以随时取消发布。
Google Docs：免费的午餐好吃么？
也许是感受到了来自Google的压力，微软总是指责Google的产品，甚至于质疑其Google的制度和文化。对于Google Docs，自然更是毫不留情。当然，作为办公软件业称雄25年的霸主，没有谁比微软更有资格来评说Google Docs了。微软认为Google Docs有两大天生的局限，第一受限于浏览器，功能上远不如传统的桌面办公软件；第二是在安全性的不足，并且无法保障稳定性。这两点说的也是实情。
比如，Google Docs遇上故障时将导致你无法编辑文档。也许这些故障会在几分钟内消失，也许需要半天，但无论如何，这种故障发生在办公软件中是不应该的。因为当你忙于一份十分重要的报告时，是无法承受故障带来的等待与损失的。而微软的办公软件仅需重启一下即可恢复工作，由此两者对于数据稳定性的保障是大不相同的。Google无法对你使用Google Docs的时间做出保障，也没有承诺过数据的安全性，因为它是免费的。对于免费的东西，我们能要求什么呢？
因此，在处理任务繁多、比较重要的工作时，微软办公软件的高效率以及稳定性也许更适合你，这样你就不用在出现故障时呼天喊地。当然，Google Docs独特的魅力也使得我们无法不用它。如果将两者结合起来，相信会有更佳的效率。比如，先在word中完成工作报告的内容，将它上载到Google Docs中，邀请协作者浏览和编辑，最终将修改完成的文档下载下来。在此过程中，无需面对面，您将参与文档的整个修改过程，亲身感受到科技拉近人与人的距离。
无论如何，Google Docs的午餐是免费的，虽然目前来说还算不上太好吃。但在金融危机的阴影下，免费的应该都是美好的。暂时忘却故障给我们的烦恼，毕竟它给我们带来了共享的快乐性，毕竟它给我们带来了方便的快捷性。谁能预见第一声啼哭的婴儿会有怎么样的未来呢？
