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企业级网盘横评“好看的皮囊与有趣的灵魂”

  移动化和云端化已经成为今天主要的办公趋势,企业网盘作为企业连接人与数据的桥梁,普遍被国内企业接受并使用,对企业内的海量非结构化数据进行集中存储和安全管理。

  有了需求,自然会有厂商来争夺这块市场,前不久艾瑞咨询发布《2018年中国企业网盘行业发展白皮书》中就提到了包括联想企业网盘、坚果云、亿方云、360企业网盘、百度企业网盘等在内的诸多企业网盘服务商,百家争鸣,竞争激烈。

  随着市场上的竞品越来越多,也造成了目前企业网盘产品同质化严重的状况,大有“好看的皮囊千篇一律”之意。但是企业用户是非常“挑剔”的,厂商要做的不仅仅是产品功能层面的简单堆叠,专注对用户需求的理解才是关键,才能成为“有趣的灵魂万里挑一”。

  实际上,企业网盘相比以存储备份为主的个人网盘,有了大幅的扩充和提升,更加强调企业管理、协同的需求。具体而言,企业网盘的基础功能为文档管理与协同,包括存储备份、预览、搜索、在线协作、传输、分享等。为满足企业级安全管理需求,企业网盘的权限管理、各环节的信息安全保障、容灾备份功能也必须足够完善。随着个人移动设备日益强大、移动办公场景日益丰富,企业网盘厂商也开始借助SaaS轻量化的特点推出更多面向移动端使用的功能。

  至于企业用户怎么挑?哪一款产品能够真正满足自己企业的业务场景和主要诉求?实践里出真知,本次我们以企业网盘的功能点切入,从协作办公能力,文件管理能力,安全管理机制和赋能服务企业的能力四个角度,配合适当的业务场景应用,评测当前比较主流的企业网盘的整体综合能力,试图帮您找到那个“有趣的灵魂”。

  一、高效协作办公能力

  高效协同办公是目前所有企业网盘主打的“口号”,经过各家产品试用后发现:

热门企业级网盘横评之"高效协作办公能力"

  1)在线预览格式。尽管这是一项基本功,百度和360支持的预览格式比较少,只支持常用的办公文档。坚果云、亿方云和联想企业网盘支持的预览格式比较多,支持对专业的工程类文件进行预览。

  以制造类企业为例,每天都有大量基于CAD软件的设计图纸产生,其中除了制图设计功能,更多的需求来自单纯的预览,每年单单为了预览功能就需要支付高额的软件订阅费。加之设计图纸等大文件的传递审批又常遇到网速限制导致传输中断,费时费力。而企业网盘的在线预览功能可以使设计图纸通过手机、OA、CRM、邮件等系统直接完成在线预览、审核及签批,审核过程简化的同时节省了软件购买成本。

  2)文档在线编辑。在这方面,百度企业网盘只能下载下来再编辑,360企业网盘和坚果云都可以在本地Office软件的帮助下进行在线编辑,但如果没有安装Office(安装是需要授权费用的),则无法实现;亿方云的在线编辑功能是和一起写合作的,其支持的文档格式是ydoc,不是office,编辑完了需要再转成doc,产品体验上会不太符合客户使用场景。联想企业网盘的Lenovo docs可以说是业内真正的一款多人在线实时编辑器,是联想独有的创新技术。支持20人同步线上实时编辑,无需本地安装软件即可完成编辑工作,而且在线编辑器还支持对话框式的讨论,体验类似于朋友圈评论回复,便于审阅者反馈意见和编辑者修改,提升办公协作效率。

  以财务部为例,由于其涵盖的业务岗位众多,包括会计、出纳、审计等,每到月底工作汇总时,表格要从一个岗位传到另一个岗位,十分耗费人力,且一旦一环数据出现问题,后面的部分也要跟着调整,工作量极大。另外,由于电脑版本的不同,表格还会出现不兼容等问题,这也成为困扰财务部门工作的一个难题,文档在线编辑功能可以让团队同时编辑一份报表,灵活锁定窗口防止编辑冲突,告别分别编辑再汇总的冗长过程。看似简单的在线编辑可以大大提升办公效率。

  经过评测我们发现,Lenovo docs支持的文件格式比Office 365还要多,同时支持office 97-03版本以及WPS。这样就节省了相互转格式的麻烦以及转换版本后造成的文件内容修改的麻烦。

  3)高级检索方式。高级检索可以按照文件名、创建者、图片中包含的文字来检索文件,在这方面略有欠缺的是360和坚果云。做的比较好的就有联想企业网盘和亿方云、百度企业网盘,都支持全文搜索,用户可以按照文件包含的内容来搜索文件,只要用户找到正确的关键词,就可以快速定位到要找的文件。

  4)审阅和版本管理。版本管理是企业网盘的标配功能,所有网盘都支持这一功能,可以随时恢复和下载到旧的版本。审阅可以方便地作出批注,给出修改意见。

  二、多样化文件管理能力

热门企业级网盘横评之  "文件管理能力"

  1)同步。同步传输方面文件管理是网盘的基础,所有网盘都支持本地和远程的全量同步,其中坚果云和联想企业网盘还支持更高级的增量同步,只同步修改的那一部分,与全量同步相比更加节省带宽,同步效率更高。

  2)客户端覆盖面。所有的网盘都支持Web浏览器,Windows,Android和iOS,这四个俨然已成了标配。坚果云还支持Linux端,不过客户端的定位上更像是同步盘,高级的功能都只集中在Web浏览器端。

  亿方云和联想企业网盘还支持Mac,另外联想企业网盘还支持Outlook插件、notes和Coremail,用户可直接在outlook中添加网盘文件作为邮件附件,也可直接将收到的大文件转存至网盘内进行存储,智能管理邮件附件。联想企业网盘通过邮件发送大文件时,将会形成富文本的形式展现在邮件中,而大多网盘都是一串链接,效果体验有待加强。

  3)跨国传输。所有的企业网盘都支持全球加速跨国传输,百度企业网盘和亿方云的顶配版本可支持,其他厂商普通版本可实现。大型跨国企业非常需要这一功能,它能将大的文件安全高效地在全球范围内传递分发,不用再花费巨大成本购买专线。

  但实现上还有很大不同,有的是用的第三方现有的服务搭建的,联想企业网盘的加速方案非常丰富,既有成本较低的单点加速方案,也有多点加速方案,还独有全球多数据中心同步技术,能确保全球任何国家的数据传输效率得到提升。

  4)文件标签。坚果云、亿方云和联想企业网盘都支持为文件添加标签,可以按照标签检索出同类文件,适合模糊搜索查找资料的场景。

  公司商务部门往往面临海量的合同需要快捷查询,归档不合理,标签化不明显,汇总时会产生大量不必要的工作量,拖慢整体办公速度,同时存在安全隐患。智能化的标签可以有效改善这一局面。这里值得一提的就是联想企业网盘的智能分级分类技术,对存储于网盘的文件进行内容扫描与提取,根据提前设置的规则对文件进行标签化与归档,可以有效改变汇总时一个个打开文件的办公模式,用智能手段变革办公方式。

  5)文件锁定。亿方云和联想企业网盘还能支持文件锁定,管理者可以设置文件不能被别人做任何修改,防止别人进行误操作,引起不必要的麻烦。

  三、多重安全机制

  据Gartner调研显示,80%以上的安全事件都是内部数据泄露造成的,只有 20%左右的数据流失是由于病毒引起的,内部数据泄露造成的损失远高于病毒带来的损失。内部数据泄露主要包括越权访问非授权数据、资料恶意窃取外发、离职员工数据外泄的主动泄密、保密意识淡薄导致的数据随意共享等。安全机制是网盘的重头戏,不仅要能防范外部安全威胁,针对内部数据泄露的主动安全措施同样不容忽视。

热门企业级网盘横评之"多重安全机制"

  1)加密传输。所有的网盘都支持数据加密,有的层次深一些,有的可能略微简单一些。这点很难一下子说清优劣。

  2)二次验证/设备管理/水印标记。用户名密码一旦被破解或泄露,网盘数据就面临着泄露的风险。在这方面,坚果云、亿方云、联想企业网盘都支持二次验证,需要验证用户名和动态口令,以此来增加安全性。亿方云和联想企业网盘还支持设备管理和禁止IP,百度企业网盘和360网盘只能屏蔽掉一些IP。为防止文件的侵权遭到滥用,亿方云和联想企业网盘还都设置了水印标记功能。

  3)链接安全管控。链接管理非常重要,百度企业网盘和360企业云盘都只能设置链接的访问密码,使用时间,废弃分享的链接。坚果云和亿方云还能设置一些使用权限,比如禁止下载,设置访问人群。

  链接管理做的最精细,最全面的还是联想企业网盘。首先,一切涉及敏感数据的链接在发之前都需要经过审批,并且设置链接除了能设置使用时间,还能设置使用次数,到期后还能把文件删除,例如项目上的文件发送给供应商,当项目结束后,该文件需要自动失效,不允许供应商再使用该文件。

  许多人可能会想,数据只要下载下来就可以随意传播了。其实不然,亿方云有一个叫文件防泄漏系统的功能,加密的本地文件仅限指定应用打开,不过打开后还是能进行复制、另存为等可能泄露信息的操作。

  联想企业网盘管控本地文件管理的更彻底,不仅可以控制本地文件阅读次数、时长、有效期、是否允许打印、是否允许编辑等,还必须登录网盘客户端确认身份后才能打开下载的文件,也就是说断网了就打不开了,只要联网登陆了,进行的任何操作都能被追查到,提升了企业隐私数据保护水平。可以说在文件的安全管控上做足了功课。

  4)角色权限细分管理。企业需要不同企业角色权限的细分管理。不同部门不同级别的人员能查看的资料,对资料进行的操作的权限是不同的。尤其是行政部门,哪些人可以使用及查看哪些文件,哪些人可以下载和分享哪些文件,哪些内容需上报审批,签字链如何完善,流程怎样设定,都是行政部门工作的关键。

  联想企业网盘提供9大原子权限允许自由组合使用,可自由组合成500多种规则管理文件,细分的文件管理粒度无疑会大大提升文件的管理便捷性及安全性。

  5)日志记录。所有企业网盘都有日志记录功能,能清楚地追溯到所有人的操作行为,当数据丢失数据泄露的时候可以快速找到问题的所在,有效减少企业的损失。

  四、企业赋能能力

  随着应用的普及,企业网盘将是企业信息化中心的组成部分,企业网盘如何落地到企业,融入到信息化架构体系和业务流程中,对于企业网盘的价值评判来讲尤为重要。很多时候,企业选用了新的产品和服务,一段时间后发现员工的使用率并不高,与其教育员工采用新的技术,不如将新的产品与原有的体系进行融合,让员工在不知不觉中用到新技术,让企业享受到新技术效率提升的好处。

热门企业级网盘横评之"企业赋能能力"

  1)部署方式。百度和360作为大型互联网服务商提供的服务形式只有公有云,坚果云缺少混合云部署,亿方云缺少私有云部署形式,只有联想企业网盘既有公有云,还支持混合部署,私有化部署,提供了最高的灵活性。联想企业网盘融合云超越了传统的混合部署方式,用户将核心机密数据可存放在本地管理,常用的对外使用的文件放在云端,架构灵活可控的同时又能提升数据安全性。

  比较明显的需求就是一些中型企业,由于数据中心容量是有限的,但又不想为庞大的实体服务器支付大量的资金和使用空间,希望用有限的资产获取最大的收益。而联想的这种融合云架构,就能很好满足这类需求。可根据实际的使用状况随时扩容,不需要不断购买服务器,同时还能利用原有的数据中心。既节省了大量成本,又能实现快速访问和传输。

  2)与原有系统集成。目前很多企业都是多个系统并行,有的甚至达到几十个业务系统。和企业应用系统集成,快速在系统中调取文件成为很多企业的真实需求。如媒体行业,外出新闻采访需要在多种移动客户端上完成文件在线编辑、预览、文件共享,高清音视频文件的实时上传、预览等。需要一个强大的平台与其各业务系统对接,不仅加快移动报道的效率,同时提高各个业务系统在文件的处理能力和流转速度。

  在这一点上,很多网盘厂商都在倡导开放,但是能真正顺畅集成的并不多。据了解联想企业网盘在这方面的集成和接管能力是最好的,曾与一家大型地产集团完成30多个系统的对接。其所有业务系统中的文件,都可以在网盘中存储管理。并且网盘提供文件上传、预览、下载甚至在线编辑的功能。企业业务系统借助网盘的这些功能,同样获得了文件管理/操作的能力。

  3)组织架构成员管理/自定义LOGO。所有在测的网盘都支持用户定义自己的Logo,让用户用起来更有归属感,并且具有的功能是按照组织架构的成员来进行权限管理,只是在深度和层次上有些不同。相比之下,坚果云、亿方云和联想企业网盘在成员管理以及与成员权限细分管理方面做的更细致,联想企业网盘还具有非常灵活的账户权限管理,可完美映射企业组织架构,能做到科学系统地管理网盘用户。

  本次评测总结:

热门企业级网盘横评之    “评测总结”

  以上是从多个角度对市面上常见的企业网盘的简要介绍。从整体来看,百度和360这样的互联网公司的网盘的基础通用性比较强,基础功能体验很不错,界面也很美观,但缺少细分或者更为深入到企业内部用户的功能。

  新兴创业公司的企业网盘有在细分的功能方面做的不错,产品功能做的丰富而全面,而且也都意识到了企业服务的重要性,但在产品功能细节设计方面还稍逊一筹。令许多用户困惑的是,亿方云有两个版本v1和v2,而且两个版本是相互不兼容的,账号体系不能打通,v2更企业级一些,v1版本更偏向于小团队之间的协作,在战略定位上不够明确。作为一个创业公司,同时支持2个版本的开发和运营,在持续的成本和资源投入上也是一个挑战。

  联想企业网盘的功能更为深入而丰富,可以看出是经过深厚的行业积累,开发出了许多企业真实应用场景下的功能,并且在安全能力上做了非常充足的保障,比如创新性的主动防御机制、完善的外链管理、离线文档的管控。毕竟对于企业用户而言,做不到安全,价格、空间、速度都免谈。但人无完人,产品也是,联想企业网盘有些过于重视产品的功能设计,相比之下,在UI方面设计风格相对偏传统。

  篇外话:本次评测并没有综合评比各家网盘产品的价格定位,过往的经验可以看出,个人网盘从一开始最大的问题是找不到合适的盈利模式,一段观望摸索式探索后个人网盘市场除百度网盘外全都偃旗息鼓,仅存的百度网盘限速使得服务体验非常差,必须付费才能满足正常的使用需求。网盘是需要在基础设施、产品开发上重投入的产品,服务商必须有利润才能维持,因此未来,免费的网盘业务注定不可持续,必须要维持在合理价格上。

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