云端办公室必须从使用者角度出发，随着愈来愈多人使用移动装置来处理公事，云端办公室所提供的服务必须让使用者无论是透过计算机、手机或浏览器都能获得一致化的体验，随时随地满足工作所需，如此才能为企业带来更高的生产力及竞争力。

　　移动办公趋势日益明显。根据IDC估计，全球移动工作者到2015年将超过13亿人，占所有劳动人口的37.2%。企业为了满足移动工作者希望能够随时随地存取工作所需的文件、应用程序，又要符合内部的流程政策，势必得思考合适的策略，导入云端办公室系统也成为颇具可行性的选项之一。依据Gartner近期预测，2015年上半年可望开始出现企业大规模移转至云端办公室系统的热潮。

　　云端办公室并非一个新兴应用，事实上，不少企业所使用的电子邮件及PIM系统早就已经位于云端。然而移动工作者需求不仅止于单一的电子邮件，包括能够提升生产力的工具，如协作入口网站、实时讯息及会议功能在内的自助式服务，以及行政…业务需求，象是人力、财务、文件以及项目管理等等，都是平日办公室常见的应用。

　　群环科技产规事业二部资深协理卢树屏指出，云端办公室必须从使用者角度出发，随着愈来愈多人使用移动装置来处理公事，云端办公室所提供的服务必须让使用者无论是透过计算机、手机或浏览器都能获得一致化的体验，随时随地满足工作所需，如此才能为企业带来更高的生产力及竞争力。

　　从生产力工具 到项目流程

　　为了因应企业未来转往云端办公室系统的需求，不少业者已经推出相关的配套方案。例如Google Apps包含有Gmail、Google日历、Google文件、 Hangouts视讯会议、Google协作平台等协作应用程序，已有许多企业用户;微软Office 365内则包含可用来编辑与修改文件的Office Web Apps、协同作业的SharePoint Online、提供实时讯息沟通与在线会议的Lync Online、整合管理电子邮件与行事历及连络人的Exchange Online，以及办公室应用软件Office Professional Plus等。

　　捕梦网数位科技技术长赵永弘认为，以目前市面上所推出的云端办公室方案来看，其范畴相当广泛，举凡公司内部目前所使用的应用程序，都可以藉由云端办公室来提升工作效率，并且达到无纸化与一致化的目的。“例如云端备份，在我们来看也能是云端办公室的一环。由于每一家中小型企业都有重要的职务，这些员工平日所接触与生产的资料相对重要，企业就可以选择云端备份功能，平日就可以自动化地进行差异性备份，来做好资料保护。”

　　投资化整为零 企业更轻松

　　仔细分析目前云端办公室所提供的方案，多数都是在一般企业内部环境可以看到的应用。赵永弘分析，差别是企业能不能有足够的预算与能力来管理与投资这些方案。例如电子签核或是ERP等系统，对于中小企业而言，往往负担太大，“租用云端办公室的好处就是可以依照使用者的多寡来弹性租用，而无须在一开始就购置一套大型的应用系统，要一家只有20人的中小企业去部署一套甲骨文的ERP系统，听起来就是不太有意义的作法。”

　　也因此，捕梦网的作法是提供企业多样化的功能选项，却以较低的投入成本来满足中小企业不同的需求。例如以签核系统来串接企业内部整个流程，然后再依需求加上其他的功能，象是文件管理或档案管理功能等等。他提到，捕梦网的计费模式是以使用者为计算单位，假设一家10人的中小企业需要签核系统，那么一个月费用就是3,000元，平均每人为300元，而后若是需要差勤系统，则每个人再多加100元，亦即二项功能使用起来，每个月只需支付4,000元。而且捕梦网每个还会开设教育训练课程，免费让企业人员上课。

　　完整在地支持 降低管理负担

　　除了成本之外，群环科技产规事业二部资深协理卢树屏则提到，对于企业来说，运用云端办公室还必须满足多项条件，包括云端产品与现行使用系统的兼容性、使用者是否必须改变使用习惯来迁就新操作模式、员工出差到国外时是否能顺畅地使用，以及能不能降低管理的负担。

　　他解释，软件服务之所以必须是使用者正在使用或甚为熟悉的方案，原因在于一方面可以省却重新教育训练的问题，二来与企业内部系统的整合度也较高，“事实上，不熟悉的界面与文件兼容性问题往往会为企业带来许多时间成本的支出。”

　　“另外降低管理负担也是很重要的一点。设备的维护与管理向来都是IT人员一项很大的挑战，如果每次版本更新或是修补程序都要由IT人员一台台完成，光是这些工作时间的耗费就很惊人。而微软Office 365的好处就是随时都是使用最新版本，完全无须自行修补程序，这些微软全在后端帮企业用户打点好，而且管理界面也相当简单。”卢树屏说。