业界有个小段子，研发不是请客吃饭，是倾家荡产。对于老板来说，在软件产品没有卖出去形成收入前，对于研发人员的投入都是刚性成本。这个成本除了工资外，还包括软件工程师需要的基础设施(空调，办公位，服务器，计算机，云主机，云存储，各种研发工程工具)。所以，尽管很多软件企业的老板对于敏捷、DevOps并没有深入了解，但他们仍然欢迎敏捷，因为”快”吸引了他们。早一点把软件交付给客户，形成收入，才足够支付研发成本。而对于软件工程师们而言，没有哪个软件工程师希望整天整理Excel表格，因为这既无聊又低效。
但如果不幸在用Excel管理软件项目了，本文希望能提供一些方法来一步一步迁移。
根据笔者的经验，可以分场景来看看现在专业的敏捷协同管理的工具具备哪些能力，是如何替代覆盖Excel的。
1.如果正在使用Excel管理需求。软件产品的需求永远是需要管理的，而需求往往是需要分配给不同的成员去交付，并且希望跟踪需求的进展。是不是在开发中了?是不是可以部署到现网了?因此这个场景是一个多人协作，集中呈现管理的场景。需求管理切忌你看到的和我看到的不一样，所以不能使用本地的任何文件来管理，因为你改了，别人可能就不是最新的。因此这个时候，应该优先选择一个云端的敏捷需求协同管理软件，不要小瞧现在业界的主流需求协同管理工，类似excel的列表模式，早就非常普遍了，比如
l 可以像Excel那样过滤，排序，还可以多字段过滤，过滤条件可以保存为常用，换任何电脑都能继续使用;
l 需求作业流是可以流动的，可以从一个状态换到另一个状态，一个处理人再交给另外一个处理人，这个用Excel这样平面表格处理起来有些麻烦;
l 需求的分解很轻松，快速新建子需求/子工作项，父子需求关联，需求依赖一览无余，通常还预置了业界通用的需求类型(Epic/Feature/Story/Task);
l 修改需求的状态，分配成员，简单勾选即可，自动联想或搜索，很高效;
l 还可以在线的社交评论，对需求的意见都可以公开在线讨论;
l 需求的状态变化，处理人或项目经理还可以收到站内信或邮件通知;
l 同时还可以查看操作记录，谁在什么时候改了，改的啥一目了然。
这样，办公室再也听不见“那谁谁，你最新的需求Excel给我发一下了“，因为最新的永远在云端，你在任何有浏览器的地方打开就可以了，也包括手机。无图无真相，以华为云DevCloud为例，有可拖拽的需求卡片模式，还可以随心切换列表模式。
2.如果正在使用Excel管理迭代计划。无论敏捷迭代，还是瀑布里程碑，软件的开发总是需要一个计划的，给老大，投资者，客户以期望。计划管理无非就是什么时候交付什么需求或解决那些问题，软件的计划至少得有个开始时间、结束时间和计划交付的内容。Excel可以做这个，但是每个计划时间内的需求或缺陷，要引用其他Sheet页，表格引用非常麻烦。而专业的敏捷软件，建立项目的迭代计划，将需求安排到迭代计划，很简单就知道每个迭代计划要交付哪些了。我使用一个华为云DevCloud的迭代图当例子，如下。
3.如果正在使用Excel管理缺陷。软件的不可见性和复杂性，决定了软件缺陷是软件生命周期管理永远需要妥善管理和跟踪的。一般用Excel管理缺陷，就是一行行的记录缺陷，列都是描述定义缺陷的字段：谁发现的?什么类型的缺陷?计划什么时候解决?由谁解决?缺陷当前的进展。
4.如果正在使用Excel开回顾会议之类的。记录一些遗留问题，风险，还是一个多人协作的场景。遗留问题总得跟踪解决，而Excel只要进入多人协作场景就会有些不便利。这时候，可以使用wiki这样的多人协作，轻量级的在线文档协作，团队成员看到的都是同一份，遗留问题的进展自己更新自己的。当然也可以使用很多敏捷协同管理软件提供的看板，建个跟踪任务，管理团队的日常事务也很方便。华为云DevCloud也提供很丰富华为实践的Wiki模板，有了通用的模板，格式和标准就可以批量继承重复使用了，如下图：
5.如果正在使用Excel管理测试用例。测试用例至少需要用例名称，编号，执行用例的责任人，前置条件/后置条件，测试步骤，测试预期结果等。而且很多时候自动化的测试用例要能快捷的生成测试执行的脚本的，运行一个测试用例很多时候需要执行很多测试脚本，因此通过Excel管理的测试用例除了记录测试用例外，几乎不具备执行的可能。所以测试管理使用Excel其实并不适用，现在很多研发工具软件都有专业性很强的测试用例管理，并和测试执行打通。如下图是华为云DevCloud提供的手工测试用例截图，比Excel管理更人性化。
6. 如果正在使用Excle管理代码提交。通过Excel管理代码提交，我最初听到时，是非常震惊的。我这大半年跑了国内很多软件企业的客户，还真听说有客户就是在用Excel管理代码提交的。因为没有专门的代码配置管理工具，开发人员也不多，就直接把代码合并到代码文件服务器上。因为是文件服务器，不知道谁提交了哪些代码段/代码行，就让开发人员填写Excel。毫不留情的说，我个人是非常反对这种做法的，应该尽快使用专业的代码配置管理工具或代码托管的云服务。代码是软件的核心，代码的关联是严肃、严谨、严格、严苛的。任何商业化交付的软件，都应该尊敬代码，别再用Excel管理的代码提交记录。
诚然Excel依然是目前最好用的表格办公软件之一，但是在软件研发这个专业的领域内，把自己花费在Excel上的时间交给更专业软件工具，是更尊重自己这么多年摸爬滚打的正确姿势。而且，时代在变化，现在市场上的各种专业的敏捷、DevOps的工具服务，已经在很多企业得到广泛的应用了。如上面介绍的主要Excel场景，都已经稳稳的支持得更好了。为了让你的价值得到更大的发挥，可以尝试从Excel中一步步走出来。
