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微软Teams开创混合办公新时代

  受疫情影响,远程办公、在线教育以及在线医疗等行业发展迅猛,无论是老牌的协同办公软件企业、即时通讯企业,还是新时期的互联网企业,甚至是很多IT大厂,都在抢占先机,试图获得更大市场份额。问题是,当所有企业蜂拥而入,谁会成为最终的赢家?

  作为协同办公领域的引领者,微软Teams在诞生四周年之际,对现代化办公模式进行了更深层次的思考!

  混合办公成为新常态

  “疫情终会结束,但现代化办公已回不到过去模式,混合办公会成为新常态。”微软大中华区副总裁,微软大中华区市场营销及运营总经理 康容 发现,疫情不仅改变了每个人的生活,也让办公习惯和企业文化发生了重大变革。

  在疫情期间,微软对2021年工作趋势进行了调研。微软面向全球31个国家和地区,采集了30000余位受访者信息。数据显示,Microsoft 365成为企业办公的标配,95%的世界500强企业每天都在使用Microsoft 365。最重要的是,Teams的使用率大幅增长,是疫情前的2.5倍,企业使用Microsoft 365邮件系统和档案协作系统的需求在快速增长。

  当然,不同人群、不同环境,对远程办公的评价也不一样。比如:公司老板对远程办公非常喜欢,认为这种模式能提高工作效率,可以让员工随时随地工作。但员工可能会认为,过多的占有自己的休息时间,会让自己的生活和工作混淆。并且,如果是拜访客户的话,还是线下模式更能增进感情,更有互动感。如何线上线下办公模式灵活选择,是很多企业以及员工都希望有的能力。

  也就是说,远程办公已经形成一种习惯,即使疫情结束,我们回归到正常的工作环境,在线办公也不会消失。而从企业管理角度来看,为了获得更长远的发展,我们要从更高层面重新思考企业办公模式,包括技术系统、文化和信息安全等等。尤其是身处北、上、广、深一线城市的企业,采用更现代化的办公模式,可能是解决人才流失、提升核心竞争力的最有效手段。同时,对于一些出海的企业来说,远程办公是必然选择,可以有效解决全球市场的信息沟通和互动以及安全、合规等等问题。

  单从协同办公的角度来说,可能很多人认为只要使用普通的聊天、视频,或者其他社交软件就可以了,为什么要使用Teams?

  “企业需求和个人应用场景不同,更多需要的是一整套体系,更强调协作以及平台开发能力。” 康容强调, Teams是一个完全整合在Microsoft 365体系中的应用,对于用户来说有很强的易用性,可以让用户基于人工智能技术提升办公效率。

  中国用户借Teams出海

  至于,中国用户为什么更喜欢Teams?

  首先,是解决“出海”的问题。在过去一年里,Teams的使用率在中国翻了6倍,增长500%。大体来看,一般在国外有生意、有员工、有分公司或者有客户的企业,使用Teams的几率就更高,因为Teams遵循的是国际标准,是可信赖的云服务商,在每个国家都能做到符合当地的法规。其次,受疫情影响,很多行业客户也不得不加入到混合办公的新时代。比如:制造业、零售业、医疗业、教育业等等,需要通过一体化平台来解决具体的业务场景问题。

  以北京京西重工有限公司为例,作为全球知名的汽车零部件的厂商,公司的5000多名员工分散在12个国家,只是员工工作语言就有六种,包括汉语、英语、法语、西班牙语、波兰语、捷克语。多地多语言的工作状态,对IT管理部门提出了严峻挑战,如何通过一套系统解决多地的沟通,并且要合规合法?

  “美国的塞班斯法案、欧洲的《通用数据保护条例》……只熟悉安全法规,就要投入不小的力量。另外,我们只有30多个IT人员,如何管理集团型公司零零散散的子系统?存在着严峻挑战!” 北京京西重工有限公司信息化负责人张勇 介绍道,使用微软云服务可以解决所有难题。尤其是Teams,使用起来非常方便、易用。在群组功能建立后,后面的人可以查阅前面的聊天记录。而且群组建立可以以业务单元和部门来划分,很多共享文件可以长期有效分享、下载和保存。在线视频不卡顿、不掉线,就连全球最大的高管峰会,也是通过Teams支持的,在全球跨区域、跨国家、跨平台的沟通方面,非常顺畅。

  同样,北京大学光华管理学院也一样,由于地域因素,很多留学生不能在疫情期间来中国上课。而Teams是一款国际化的产品,可以提供十分丰富的全线产品。微软可以帮助教育机构在前期把所有的内容协作起来,这样的能力对于课程推进非常有帮助。当老师加入一个课程组,可以很简单的找到课程中的任何信息,比如所需要的联系人,可以很便捷的与他们联系。在比如:同学刚入课程时,也可以很方便的找到助教,找到任课老师。就算你不用Teams在线上进行上课,平时也要打开看一下日历,可以作为课程表来用。

  最后,Teams之所以能继续引领市场,有一个最重要的原因,那就是平台本身的不断迭代和更新。

  数字化办公未来可期

  四年前,Teams只有聊天和开会功能,到现在已经是一个融合几百个功能和行业应用的智能化协作平台。每天有1.45亿的人用Teams,有2亿人在Teams上开会。为了不断提升用户体验,微软将在未来6到12个月内给Teams增加500多项新的功能。具体包括会议体验及会议设备领域、平台扩展及行业应用领域、管理及安全方面和很多包容性功能的优化和升级。

  另外,微软还会联合联想、罗技等9家硬件合作伙伴,共同推出“Teams+硬件设备”的MTR(Microsoft Teams Rooms)智能会议室解决方案。MTR能够把从小型电话隔间到百人大会议室的不同办公空间,转变为具备高保真影音效果、能提供数字白板互动、可实时翻译多种语言、并自动记录会议内容的智能会议室。目前,联想、罗技、博诣等很多合作产出的解决方案都已经在国内上市了,并且有一些客户已经开始部署。

  那么,MTR能给现代企业带来哪些好处呢?一个最重要的推动力,就是加速虚拟现实世界的到来,把远程办公推向新的顶峰。比如:借助微软Surface Hub 2S这种专门为Teams量身设计的大屏幕协作设备,或者硬件合作伙伴,用户可以获得Teams认证的各种智能会议设备,拥有远程办公全新体验。再比如:通过微软智能眼镜HoloLens 2,我们既能看到实体世界,又看到虚拟世界。微软认为,未来企业开会可以虚实结合,借助HoloLens混合现实的技术,还有不久前微软宣布的Microsoft Mesh,身处不同地点的人可以拥有相同的共享体验。

  总体来看,微软Teams的高速发展,以及未来的持续更新,让我们看到数字化办公的未来已来。

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