为电子邮件系统另辟蹊径

    有一家组织比较愿意把一些数据交给第三方，那就是美国高尔夫球协会(USGA)； 该协会负责制定高尔夫球赛规则，每年举办13项高尔夫球赛事。USGA的日常运营高度依赖自己的电子邮件系统，因为它们需要不断联系有关方，比如州和地区高尔夫球协会、USGA成员、主办赛事的俱乐部以及普通的高尔夫球社区。负责IT的常务董事Jessica Carroll表示，哪怕邮件系统只停机一小时，也会严重影响这个工作流程。

    Carroll想要修改现有的电子邮件备份计划，原先需要几小时、甚至几天的时间来恢复。按照该计划，IT部门要负责整个恢复过程，包括订购新硬件、从头开始做起。为了减轻工作小组的负担，并且确保公司的数据不会丢失、生产力不会降低，去年她与IBM签署了协议，由IBM的数据中心托管USGA电子邮件系统的副本。

    要是USGA的服务器出了问题，Carroll就可以点击按钮、切换到IBM为她保存的复制版本，而USGA的用户不会注意到什么。然后，她领导的IT部门就能致力于解决内部问题。电子邮件系统存放着USGA的最关键数据，比如会员信息以及与有关方的往来邮件。

    不过Carroll在熟悉并适应这份协议之前，须设法让IBM在服务级别方面作出严格承诺。比方说，万一遇到短时间的停运(比如硬件失效)，IBM必须立即为USGA的高级管理人员提供一年的备份电子邮件，那样他们无须等待修复，就能继续使用电子邮件。万一遇到全面崩溃，IBM就要提供好几年的电子邮件。Carroll表示，这种备份和恢复系统所需的软硬件要花费USGA一大笔钱，自己做不现实。

    Hamilton Beach Brands也通过电子邮件涉足云计算。去年升级Lotus Notes时，这家设备生产商犹豫不决。Hamilton Beach已有三年没有升级Notes了。信息服务高级主管Jerry Hodge知道，如果从Notes 6.53一下子升级到Notes 8，他必须更新IBM iSeries服务器，还要针对新系统对500名用户进行培训。他认为，单单升级邮件系统就需要大量成本高昂的工作。

    Hodge要求员工考察谷歌的Gmail服务及其他替代服务。他觉得，多年来，电子邮件系统不是一项差异化竞争优势。如果Hamilton Beach订购Gmail，每月按用户数付费，就能避免新硬件、软件许可证和培训方面的费用。因为谷歌提供存档和检索服务，Hodge还算出能节省许多方面的费用，比如备份磁带和磁盘，以及支持诉讼或审计所需电子发现的IT人力。他看了对升级至Notes与使用Gmail进行比较的电子表格后说： “五年下来，成本能省一半。”他表示，资本和日常运营费用方面节省这么多费用实在很诱人、不可错过。“让云服务提供商运行电子邮件系统，而我们的人可以腾出时间处理真正重要的工作。”