【IT168 专稿】导读：为了透析中国SaaS市场，同时为用户在选择SaaS服务时提供参考依据，IT168联合了众多云计算专家、用户以及主流的SaaS厂商，隆重推出云服务体验的选题，我们将从SaaS云服务的体验入手，逐步深入到PaaS以及IaaS领域。之前我们已经介绍了友商网在线进销存应用体验、八百客在线进销存应用体验，积木在线进销存应用体验，百会在线进销存应用体验，本篇介绍伟库在线进销存应用体验。
进销存管理系统从开始到现在，已经发展有一段时间了，其成熟度与财务管理软件差不多。不过随着SaaS以及云计算平台的兴起，进销存管理系统开始向SaaS应用发展。在这篇文章中，笔者就伟库进销存管理系统为例，谈谈在SaaS应用大背景下，进销存管理系统的使用要点。
一、仓库负库存管理。
企业在库存管理中，经常会受到负库存的困扰。如有一批材料，由于检验等原因，还没有入库登记，但是生产那边又急着领料，此时如果把材料发出去的话，那么库存的帐面上就会存在负库存。再比如，可能实物比库存帐多，如果发料时按实物来发，那么也会出现负库存。从实物管理角度来看，负库存肯定是一种不正常的现象。在实际工作中，是否允许负库存的存在，往往需要考虑多方面的原因，但是从系统的角度来考虑，应该提供比较灵活的控制方式，简单的说，要让企业用户根据实际情况来判断。
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如上图所示，在伟库进销存管理系统中，有一个选项专门用来控制是否允许负库村的存在。如果用户选择“允许负库存出库”，则库存的帐面数量可以小于零。相反，如果不允许负库存出库，则当帐面数量小于零时系统就会报错。通常情况下，在企业刚上系统或者相关流程不是很通畅的情况下，负库存的现象会比较多。但是等到企业流程走顺了，则可以通过一些有效的手段来避免负库存的情况。
从实际项目的角度来看，虽然系统提供了这方面的功能，但是用户还是要慎用，等到条件比较成熟时，要坚决的关掉这个选项。如果确实需要开启的话，也需要注意一些事项，如由于入库单入单不及时导致的负库存，那么就要通过制度等形式来规定，当前的单据当天一定要输入完毕。如此的话，负库存的现象可能只存在几个小时。特别需要注意的是，库存每月在结帐时，一定要先通过报表来查询一下，是否有负库存的业务存在。如果有的话，需要先查明原因，解决掉之后再来结账。
不过根据笔者的测试，认为伟库在这个负库存的管理上，还可以做的更加具体一点，可以根据产品的类别来设置是否允许负库存。如企业要求对于成品出货，一定要检验入库后才能出货，此时就可以将成品这个类别设置为不允许负库存出货。如果没有检验入库手续的话，就无法正常出货。其他物料，如原材料，则允许负库存的情况存在。可见，由于物料特性的不同，其管理的需求也不同，所以在是否允许负库存出库的业务控制，最好不要在仓库层面上解决。如上面的业务，可以将成品设置一个单独的仓库来实现，但是如果不同的成品，有不同的管理策略，此时就需要通过不同的仓库来实现。显然这样设置工作量会很大，因此还是通过产品类别来实现比较方便。
二、数据导入，方便初始化工作。
在新旧系统切换时，用户比较头痛的问题是，如何将基础数据快速的输入到新系统中去。企业以前可能是通过Excle等表格来管理数据，上一套进销存管理系统之后，在新系统使用之前，需要将相关的物料信息输入到新系统中去，同时也需要将起初库存等反应到系统中去。如果这些数据要用户手工输入，那么会比较头疼，不仅工作量比较大，而且容易出错。用户最希望的是，能够将原有表格中的数据快速的导入到系统中去。
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如上图所示，在伟库的进销存管理系统中，提供了比较丰富的导入模板，如可以将仓库档案、货品档案、现金银行帐户、员工档案、货品期初余额档案等通过Excel文件导入到系统中，以减少系统初始化的工作量。如上图所示，只需要简单的三个步骤就可以完成数据的导入工作。根据笔者的测试，其第一步关键步骤是确认导入的模板。简单的说，就是导入的格式，如果导入的格式与导入的文件不符合，那么导入的数据就会出现问题。为此用户在进行期初数据导入时，关键的内容是要研究系统提供的模板，包括模板中字段对应的数据类型、数据长度以及具体的含义等等。然后根据这些模板来调整现有Excel文件的格式，确认无误后，再进行数据的导入。根据笔者的经验，大部分导入失败的案例，都是由于模板没有研究清楚所造成的。
对于这个数据的期初导入，笔者有一些经验供大家参考。在导入数据时，最好先选择部分记录进行导入，判断数据是否准确。简单的说，模板确认好之后，先整理个几十条记录，然后进行导入测试，判断导入的数据是否准确。如发现数据不准确时，可以及时进行调整。另外，并不是所有的企业都适合采用这个导入功能。如果企业现有的期初数据，质量并不是很好，那么笔者建议，用户花一段时间对现有的数据进行整理，然后调集用户进行手工的输入，如可以调集20个用户，然后分开输入与检查，此时所需要的时间也不会很多。
对于这个导入功能，笔者认为系统还可以多一道审核的功能。简单的说，就好像打印之前有一个打印预览一样，让用户可以判断导入的数据是否符合预期的需要，如果可以满足的话，再进行一次性导入。这个审核的动作，如果做的好，可以在很大程度上提高数据的准确性。从技术角度讲，难度并不是很大，只是多了几张数据表和表单而已。
三、调拨管理，实现供应商库存。
在实际工作中，如果企业比较强势，那么就会要求供应商备库存。供应商备库存，简单的说，就是让供应商先将产品生产好，放在供应商那边或者放在企业这边，不过此时所有权并没有转移。当企业用掉之后，才会通知供应商，对帐与开发票。从技术角度看，就是指用掉之后，这笔货物才能够产生应付帐款。随着原材料价格的波动与市场竞争的加剧，企业为了减少库存资金的占用，这种供应商库存的业务越来越多。为了满足业务的实际需要，各种进销存管理软件，在这上面也有所体现。
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如上图所示，根据笔者的测试，在伟库进销存管理系统中，可以通过调拨来实现供应商库存管理的业务。简单的说，就是在系统中虚拟一个供应商仓库，当发生供应商库存业务时，入库的话先入到供应商仓库中，等到实际需要使用时，再通过调拨作业，将物料调拨到企业的原材料仓库，再发料出去。如此的话，通过盘点供应商库存的数量，就可以跟用户进行对帐。
不过这也只是一个临时的解决方案。真正的供应商库存管理解决方案涉及到的内容远比这要复杂的多。如涉及到付款的控制、供应商库存的更新、对计划的影响等。不过对于进销存管理系统来说，能够实现到这个程度，已经不错了。毕竟只是一个进销存管理系统，我们不能够到ERP系统的标准来要求它。
